Wydział Organizacyjny i Kadr prowadzi i odpowiada za realizację zadań w zakresie:
- organizacji i funkcjonowania Urzędu
- przygotowania aktów prawnych Rady i Prezydenta,
- spraw kadrowych Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych,
- koordynacji zadań Urzędu związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu, organów samorządu terytorialnego, ławników do sądów powszechnych, przeprowadzaniem referendum, spisów powszechnych,
- obsługi organizacyjnej Prezydenta,
- obsługi merytorycznej i technicznej Rady i jej organów,
- prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej,
- administrowanie budynkami Urzędu,
- gospodarki materiałowo – finansowej Urzędu,
- prowadzenia spraw socjalnych pracowników.

W szczególności do Wydziału należy:

I. W zakresie spraw organizacyjnych:

1.Zapewnienie właściwej organizacji pracy oraz sprawnego i zgodnego z prawem funkcjonowania Urzędu, prowadzenie spraw związanych z obsługą Rady , realizacją zadań wynikających z przepisów ustawy o samorządzie gminnym a w szczególności:

- opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, projektów zmian do Regulaminu, kontroli jego funkcjonowania,

- usprawnianie organizacji pracy Urzędu oraz wdrażanie nowych metod i technik zarządzania,

- przekazywanie właściwym wydziałom interpelacji radnych i wytycznych Prezydenta,

- organizowanie przyjmowania, załatwiania skarg i wniosków oraz listów obywateli,

- prowadzenie służby informacyjnej Prezydenta.

2.Koordynowanie działalności wydziałów.

3.Realizowanie zadań związanych z wykonaniem uchwał Rady, prowadzenie zbioru przepisów gminnych i udostępnianie ich do powszechnego wglądu.

4.Udział w prowadzeniu spraw podziału terytorialnego we współdziałaniu z zainteresowanymi wydziałami.

5.Organizacyjne zabezpieczenie prac związanych z powołaniem i rozwiązaniem gminnych jednostek organizacyjnych.

6.Zabezpieczenie obsługi techniczno-biurowej posiedzeń, konferencji, narad, spotkań.

7.Prowadzenie sekretariatu dla osób pełniących funkcję prezydenta i jego zastępców.

8.Prowadzenie rejestru wydanych przez Prezydenta upoważnień do wydawania decyzji
administracyjnych oraz pełnomocnictw.

9.Prowadzenie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej, w tym prowadzenie
Biuletynu Informacji Publicznej.

10.Prowadzenie prac związanych z zabezpieczeniem od strony organizacyjnej i technicznej prawidłowego przeprowadzenia :
1) wyborów:
- Prezydenta RP,
- do Sejmu i Senatu RP,
- organów samorządu terytorialnego,
- ławników sądów powszechnych.
2) referendum ogólnokrajowego lub gminnego,
3) spisów powszechnych.

11.Spisywanie protokołu składania Prezydentowi lub Sekretarzowi ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy.

12. Wywieszanie ogłoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie
jest znane.

13. Składanie, na wezwanie sądu, urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych.

II. W zakresie spraw kadrowych:

1. Prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, a zwłaszcza:

1) prowadzenie naborów na wolne stanowiska urzędnicze,

2) przeprowadzanie służby przygotowawczej oraz organizowanie egzaminu kończącego służbę w UM,

3) gospodarowanie etatami i funduszem płac w Urzędzie,

4) prowadzenie spraw osobowych dyrektorów, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników Urzędu,

5) prowadzenie i organizowanie szkoleń, kursów doskonalenia zawodowego
pracowników Urzędu,

6) utrzymywanie kontaktów z wyższymi uczelniami w zakresie naboru absolwentów do
pracy,

7) zapewnienie dyscypliny pracy w Urzędzie,

8) organizowanie prac związanych z dokonywaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,

9)ewidencjonowanie wykorzystania urlopów wypoczynkowych i innych wynikających z przepisów prawa,

10)opracowywanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak,

11)prowadzenie spraw wojskowych pracowników Urzędu,

12)wydawanie świadectw pracy byłym pracownikom Urzędu oraz zlikwidowanych przedsiębiorstw komunalnych,

13) sporządzanie miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, o zatrudnianiu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.

14) współdziałanie z lekarzem sprawującym opiekę zdrowotną nad pracownikami Urzędu przy organizowaniu okresowych badań lekarskich,

15) realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych przez zobowiązanych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, instytucji kultury i prezesów spółek gminy,

III. W zakresie zarządzania jakością:

1. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem systemu zarządzania jakością w Urzędzie,a w szczególności:

1) sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem procesów wymaganych dla systemu zarządzania jakością,

2)bieżąca aktualizacja dokumentacji systemu zarządzania jakością,

3)popularyzowanie w całej organizacji świadomości wymagań klienta,

4)inicjowanie działań na rzecz doskonalenia systemu zarządzania jakością.


IV.W zakresie obsługi klienta, a w szczególności:

1.Prowadzenie Biura Obsługi Klienta, w szczególności:

- przyjmowanie podań i wniosków wnoszonych do Urzędu,
- prowadzenie elektronicznej obsługi wnoszonych przez obywateli spraw, wychodzących oraz obiegu pism wewnątrz a Urzędu pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
- udzielanie interesantom niezbędnych informacji związanych z załatwianiem wnoszonych spraw, w zakresie wnoszonych opłat skarbowych, potrzebnych dokumentów do załatwienia sprawy,
- przyjmowanie aktualizacji do Urzędu Skarbowego o zmianie dowodu osobistego ( NIP -3 ),

V. W zakresie obsługi Rady:

1.Obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczna działalności Rady i jej organów, w tym:

1)organizacyjne przygotowanie posiedzeń sesji , komisji Rady,
2)zapewnienie prawidłowego przygotowania materiałów na sesje Rady, posiedzenia komisji ,
3)opracowywanie materiałów z obrad Rady i Komisji Rady (wnioski i opinie) oraz przekazywanie ich odpowiednim komórkom do załatwienia,
4)prowadzenie rejestru uchwał Rady, wniosków i interpelacji radnych oraz wniosków komisji oraz czuwanie nad terminowym udzielaniem odpowiedzi.

2.Przygotowywanie projektów planów pracy Rady.

3.Udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady, projektów postanowień Rady, wniosków i opinii komisji.

4.Przekazywanie uchwał Rady do organów nadzoru i Regionalnej Izby Obrachunkowej.

5.Przekazywanie uchwał zawierających zadania dla komórek organizacyjnych Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych wszystkim jednostkom odpowiedzialnym za ich realizację.

6.Czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych i członków komisji wynikających z ochrony stosunku pracy radnych i przygotowywanie projektów rozstrzygnięć w tych sprawach.

7.Zapewnienie Radzie, w niezbędnym zakresie, pomocy merytorycznej i prawnej związanej z jej działalnością.

8.Podejmowanie, w zakresie zleconym przez Radę, czynności zmierzających do zapewnienia współdziałania z organizacjami społecznymi działającymi na terenie miasta.

9.Zapewnienie obsługi posiedzeń, narad i spotkań organizowanych przez Przewodniczącego Rady.

10.Udzielanie wyjaśnień i porad prawnych oraz pomocy prawnej i radnym w związku z wykonywaniem przez nich mandatu.

11.Prowadzenie spraw związanych z nadawaniem przez Radę Honorowego Obywatelstwa Miasta Tczewa oraz medalu “Pro Domo Trsoviensi”, „Tczewianina Roku”.

12.Prowadzenie spraw związanych z ewidencją stowarzyszeń, związków i organizacji , do których przystąpiło Miasto.

VI. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych:
1.Sprawowanie zarządu budynkami administracyjnymi, gospodarka lokalami biurowymi Urzędu oraz zabezpieczenie mienia Urzędu.

2.Planowanie i prowadzenie inwestycji i remontów budynków administracyjnych urzędu.

3.Prowadzenia gospodarki środkami rzeczowymi.

4.Zapewnienie zaopatrzenia materiałowego i technicznego.

5.Utrzymanie w sprawności technicznej maszyn i urządzeń technicznych znajdujących się w budynkach Urzędu.

6.Utrzymanie ładu i porządku na terenach przyległych do budynków administracyjnych Urzędu.

7.Zapewnienie stałego funkcjonowania urządzeń poligraficznych i frankownicy- maszyny do rejestracji opłat i stemplowania przesyłek pocztowych ( przeprowadzanie okresowych konserwacji).

8 Prowadzenie ewidencji telefonów komórkowych przyznanych pracownikom do celów służbowych i rozliczanie pracowników z przyznanego limitu kwotowego.

9.Prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek służbowych oraz spraw związanych z ich Wykonaniem.

10.Prowadzenie ewidencji kluczy.

11.Prowadzenie podręcznego rejestru książek służbowych.

12.Prowadzenie poligrafii oraz zapewnienie łączności telefonicznej.

13.Prowadzenie gospodarki odzieżą ochronną i roboczą.

14.Prowadzenie przy współdziałaniu ze związkami zawodowymi zakładowej działalności socjalnej, w tym;

1) opracowywanie preliminarzy wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

2) realizowanie zadań wynikających z Zakładowego Regulaminu Świadczeń Socjalnych w tym sporządzanie dokumentacji,

3) organizowanie imprez rekreacyjno-sportowych dla pracowników i członków ich rodzin,

15.Prowadzenie spraw zabezpieczenia przeciwpożarowego,

16.Prowadzenie gospodarki transportem samochodowym Urzędu w tym:
- prowadzenie ewidencji kart drogowych
- prowadzenie ewidencji samochodów służbowych Urzędu,
- prowadzenie ewidencji umów i rozliczanie pracowników , którym przyznano ryczałty na używanie do celów służbowych samochodu nie będącego własnością pracodawcy.

17. Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem mienia w Urzędzie i pozostałych obiektach administrowanych przez Wydział,

18.Zapewnienie czystości i estetyki w pomieszczeniach biurowych w Urzędzie oraz sprawowanie nadzoru nad pracą sprzątaczek, pracowników gospodarczych oraz konserwatorów,

19. Sporządzanie projektu budżetu w oparciu o klasyfikację budżetową i realizowanie go w
części dotyczącej utrzymania i obsługi Urzędu,

20. Przygotowywanie dokumentacji przetargowych w celu wyłonienia ubezpieczyciela majątku Urzędu oraz dokonywanie ubezpieczenia budynków Urzędu i pozostałego mienia oraz osób wyjeżdżających za granicę,

21.Przygotowywanie dokumentacji przetargowej wymaganej do utrzymania i obsługi Urzędu.

22. Przygotowywanie specyfikacji ,projektów umów, zleceń na dostawy i usługi związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem Urzędu

23. Obsługa Straży Miejskiej w zakresie zabezpieczenia w posiłki profilaktyczne oraz przygotowanie umowy w tym zakresie

24. Sporządzanie wniosków do Stałej Komisji Likwidacyjnej Urzędu w sprawie likwidacji zużytego sprzętu lub urządzeń,

25. Przekazywanie do utylizacji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, uznanego przez Stałą Komisję Likwidacyjną za nie nadający się do dalszego użytkowania (bez sprzętu komputerowego).

26. Wykonywanie , w zakresie zleconym, zadań związanych z wyborami do Sejmu,
Senatu, samorządu, Prezydenta RP oraz referendów, w tym ustalenia siedzib obwodowych komisji wyborczych oraz zapewnienie ich wyposażenia na czas wyborów i referendów, gospodarowanie środkami finansowymi przeznaczonymi na wybory i referenda.